Datenschutzhinweise OralCapture

Kurzüberblick

OralCapture ist eine Anwendung zur fotografischen Dokumentation in Zahnarztpraxen. Patientenfotos und zugehörige Patientendaten werden lokal auf dem iPhone beziehungsweise auf einem von der Praxis ausgewählten externen Speichermedium verarbeitet. Der Anbieter hat hierauf grundsätzlich keinen Zugriff. Für diese Patientendaten ist regelmäßig die jeweilige Praxis verantwortlich.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Verarbeitungen durch den Anbieter von OralCapture ist:

Henrik Ridder
Augsburger Str. 89
01277 Dresden
Deutschland
E-Mail: support@oralcapture.app

2. Geltungsbereich und Rollenverteilung

Diese Hinweise informieren über Verarbeitungen, für die der Anbieter von OralCapture verantwortlich ist, insbesondere beim Besuch der Website, bei Supportanfragen sowie bei Lizenzierung oder Abonnementverwaltung.

Patientendaten in der Praxis

Nutzt eine Zahnarztpraxis OralCapture zur Aufnahme und Verwaltung von Patientenfotos, entscheidet die Praxis über Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung. Sie ist daher regelmäßig Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Anfragen zu Patientenfotos, Patientenzuordnungen oder Einwilligungsnachweisen sind unmittelbar an die behandelnde Praxis zu richten.

Patientenfotos, patientenbezogene Zuordnungen und digitale Einwilligungen werden nicht regulär an Server des OralCapture-Anbieters übertragen. Die Bereitstellung einer lokal arbeitenden Software begründet nicht automatisch eine Auftragsverarbeitung. Sollte der Anbieter im Einzelfall im Auftrag einer Praxis Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, müssen Rolle, Weisungen, Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO zuvor gesondert geklärt werden.

3. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Vorgang kommen insbesondere in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und die Durchführung eines Vertrags, etwa bei Lizenz-, Abo- oder Supportleistungen,
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Nachweise,
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für berechtigte Interessen, etwa den sicheren Websitebetrieb, Missbrauchsabwehr und allgemeine Geschäftskommunikation,
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, soweit eine Einwilligung eingeholt wird.

Für Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten ist zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO erforderlich. Welche Rechtsgrundlage eine Praxis für Patientenfotografien nutzt, beurteilt und dokumentiert die Praxis eigenständig.

4. Nutzung der OralCapture-Website

4.1 Technische Bereitstellung und Server-Protokolle

Die Website wird technisch über die von OpenAI bereitgestellte Plattform „ChatGPT Sites“ betrieben. Beim Aufruf verarbeitet OpenAI als Hostinganbieter technisch erforderliche Informationen, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, Browser- und Geräteinformationen, Betriebssysteminformationen, aufgerufene Inhalte sowie technische Log-, Fehler- und Sicherheitsdaten. Die Verarbeitung dient Bereitstellung, Sicherheit, Fehleranalyse und technischer Verbesserung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

OpenAI Ireland Limited
1st Floor, The Liffey Trust Centre
117–126 Sheriff Street Upper
Dublin 1, D01 YC43
Irland

Für veröffentlichte ChatGPT Sites besteht derzeit keine feste Datenresidenz. Technische Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für Hosting, Wartung, Sicherheit und Support erforderlich ist. Nach Ende des Dienstes richtet sich Rückgabe oder Löschung nach dem ChatGPT Sites Data Processing Addendum und gesetzlichen Pflichten.

Weitere Informationen: ChatGPT Sites Terms · ChatGPT Sites Data Processing Addendum · Unterauftragsverarbeiter

4.1.1 Domainverwaltung

Die Domains oralcapture.app und oralcapture.de werden über Squarespace Domains verwaltet. Dabei können Registrierungsdaten, Kontaktdaten des Domaininhabers und technische Verwaltungsdaten verarbeitet werden. Squarespace handelt insoweit als eigenständiger Anbieter. Website-Inhalte und Patientendaten werden nicht durch Squarespace gehostet.

4.2 Cookies und ähnliche Technologien

Unser Websitecode setzt keine Analyse-, Werbe- oder Personalisierungs-Cookies und speichert keine Marketingkennungen oder dauerhaften Besucher-IDs im Browser. Der Hostingdienst kann technisch unbedingt erforderliche Cookies oder vergleichbare Mechanismen einsetzen, soweit dies für Auslieferung, Sicherheit oder Stabilität notwendig ist. Für nicht erforderliche Zugriffe wäre vorab eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich.

4.2.1 Eigene, aggregierte Reichweitenmessung

Zur Verbesserung der Website erfassen wir in zusammengefasster Form den Kalendertag, den aufgerufenen Seitenpfad, eine grobe Herkunftskategorie wie Direktaufruf oder Suchmaschine und einzelne Interaktionen wie das Öffnen des App-Store-Links. Die Auswertung erfolgt innerhalb der Website-Infrastruktur. Es werden hierfür keine Cookies, keine dauerhaften Besucherkennungen und kein externer Analysedienst eingesetzt. IP-Adressen, vollständige Verweis-URLs und URL-Abfrageparameter werden nicht in der Analysedatenbank gespeichert. Bekannte automatisierte Abrufe werden nach Möglichkeit ausgeschlossen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Reichweite, häufig genutzte Inhalte und die Nutzung zentraler Testangebote zu verstehen und das App-Angebot entsprechend zu verbessern. Die aggregierten Tageswerte werden spätestens nach 24 Monaten gelöscht.

4.3 Kontaktaufnahme über Website oder E-Mail

Beim Absenden des Kontaktformulars werden Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und eine freiwillig angegebene Telefonnummer verschlüsselt an den Server der Website übertragen und unmittelbar über eine verschlüsselte SMTP-Verbindung an das Postfach support@oralcapture.app zugestellt. Ein externer Formulardienst oder Trackingdienst wird nicht eingesetzt. Die Website-Anwendung speichert die Formularinhalte nicht in einer Datenbank oder im Browser.

Kontaktangaben und Nachrichteninhalte werden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Bei vertragsbezogenen Anfragen gilt Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, im Übrigen regelmäßig Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Bitte übermitteln Sie über allgemeine Kontakt- oder Supportkanäle keine Patientenfotos, Gesundheitsdaten oder sonstigen Patientendaten.

Zum Schutz vor automatisierten Spam-Nachrichten prüft das Formular serverseitig insbesondere Herkunft, Eingabelängen, Ausfüllzeit und ein für Menschen unsichtbares Kontrollfeld. Es wird dafür kein Tracking-Cookie und kein externer CAPTCHA-Dienst eingesetzt.

Das Postfach support@oralcapture.app wird als benutzerdefinierte E-Mail-Domain über Apple iCloud Mail bereitgestellt. Anbieter für Nutzer in Deutschland ist Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine vertraglichen, gesetzlichen oder beweisrechtlichen Gründe eine weitere Aufbewahrung erfordern.

4.4 Externe Links

Die Website kann Links zu externen Angeboten wie dem Apple App Store enthalten. Erst beim Öffnen eines solchen Links verarbeitet der jeweilige externe Anbieter Daten in eigener Verantwortung.

5. Nutzung der OralCapture-App

5.1 Zweck und Funktionsumfang

OralCapture unterstützt Zahnarztpraxen bei standardisierter Aufnahme, Zuordnung und lokaler Verwaltung fotografischer Dokumentationen. Je nach Nutzung können Namen oder Patientenkennungen, Aufnahme- und Falldaten, intraorale und extraorale Fotos sowie Nachweise digitaler Einwilligungen verarbeitet werden. Patientenfotos und ihre Zuordnung können Gesundheitsdaten nach Art. 4 Nr. 15 und Art. 9 DSGVO darstellen.

OralCapture ist ein Dokumentations- und Organisationswerkzeug. Es nimmt keine medizinische Diagnose vor, bewertet Patientenbilder nicht automatisiert und verwendet Patientenbilder nicht zum Training künstlicher Intelligenz.

5.2 Lokale Verarbeitung

Patientenfotos und zugehörige Dokumentationsdaten werden lokal auf dem von der Praxis eingesetzten iPhone verarbeitet. Eine Cloud-Synchronisation oder Speicherung dieser Patientendaten auf Servern des OralCapture-Anbieters ist nicht Bestandteil der Anwendung. Der Anbieter kann lokale Inhalte weder einsehen noch sichern, wiederherstellen oder löschen.

5.3 App-Berechtigungen

• Kamera: Aufnahme zahnmedizinischer Fotografien; die Berechtigung wird durch iOS verwaltet.
• Dateien und externe Speichermedien: Speichern oder Exportieren auf ein von der Praxis ausgewähltes Medium, etwa eine externe SSD; der Zugriff erfolgt über iOS-Dateifunktionen.

5.4 Speicherung auf externer SSD

Wählt der Nutzer eine externe SSD oder ein anderes Speichermedium, bestimmt er Speicherort, Dateisystem und weitere Verwendung. Die Daten bleiben unter Kontrolle des Nutzers und werden nicht allein wegen des Exports an den OralCapture-Anbieter übermittelt. Ob und wie das Medium verschlüsselt ist, hängt von Hardware, Formatierung und Konfiguration ab.

5.5 Digitale Einwilligungen

Die App kann die Erfassung und lokale Ablage eines Einwilligungsnachweises unterstützen. Dabei können insbesondere Name oder Kennung, Datum und Uhrzeit, verwendete Textfassung, Status und elektronische Unterschrift verarbeitet werden. Die Praxis bleibt für Rechtsgrundlage, Information, Vertretungs- und Einwilligungsfähigkeit, Widerruf, Aufbewahrung und Löschung verantwortlich.

5.6 iOS-Systemauthentifizierung

Soweit OralCapture den App-Zugriff über Face ID, Touch ID oder eine andere iOS-Systemauthentifizierung schützt, verwendet die App ausschließlich die von iOS bereitgestellte Schnittstelle. Sie erhält nur die Information, ob die Authentifizierung erfolgreich war. Gesichtsbilder, Fingerabdrücke oder biometrische Templates werden weder der App noch dem Anbieter bereitgestellt.

5.7 Lizenz- und Abonnementstatus

OralCapture betreibt kein eigenes Nutzerkonto und keine eigene Lizenzdatenbank. Kauf und Abonnement werden über Apple abgewickelt. StoreKit stellt der App Produktkennungen und einen lokal prüfbaren Transaktions- beziehungsweise Berechtigungsstatus bereit, damit abonnierte Funktionen freigeschaltet werden können. Vollständige Zahlungsdaten werden dem Anbieter nicht bereitgestellt.

5.8 App Store und Abonnements

Download, Kauf und Abonnement werden über den Apple App Store beziehungsweise Apples In-App-Purchase-System abgewickelt. Dabei verarbeitet Apple die für Download, Abrechnung und Verwaltung des Abonnements erforderlichen Daten in eigener Verantwortung.

5.9 Diagnose-, Analyse- und Kommunikationsdienste

OralCapture verwendet keine eigenen Tracking-, Werbe- oder Marketinganalysedienste. Je nach Datenschutzeinstellungen kann Apple dem Anbieter technische Diagnose-, Absturz- und Nutzungsinformationen bereitstellen. Patientenbilder, Patientendaten, Einwilligungen oder Signaturen werden von OralCapture hierfür nicht an den Anbieter übertragen.

6. Support und Fehleranalyse

Bei Supportanfragen werden Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte und freiwillig übermittelte technische Angaben verarbeitet. Bitte anonymisieren Sie Screenshots und Diagnosedaten. Supportanfragen dürfen keine Patientendaten oder Patientenbilder enthalten. Ein Zugriff auf Patientendaten darf nur nach dokumentierter Abstimmung, Festlegung der Rolle, geeigneten Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung erfolgen.

7. Empfänger und Dienstleister

• Apple: App Store, Kauf und Abonnement; eigenständige Verantwortung für App-Store-Transaktionen.
• OpenAI Ireland Limited: Hosting der Website und Server-Protokolle im Auftrag.
• Apple Distribution International Ltd.: iCloud Mail für E-Mail-Kontakt und Support.
• Squarespace: Domainverwaltung und DNS als eigenständiger Anbieter.

Patientenfotos und lokale Patientendaten sind keine regulären Empfängerdaten des OralCapture-Anbieters oder seiner Dienstleister.

8. Übermittlungen in Drittländer

Eine Übermittlung außerhalb von EU beziehungsweise EWR erfolgt nur, soweit ein Dienstleister dort Daten verarbeitet oder darauf zugreifen kann und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen. OpenAI stützt Übermittlungen nach dem ChatGPT Sites DPA auf Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln. Apple beschreibt für internationale Übermittlungen von Daten aus dem EWR EU-Standardvertragsklauseln. Squarespace nennt je nach Empfänger Angemessenheitsbeschlüsse, das EU–US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.

Weitere Informationen: OpenAI DPA · Apple Datenschutz · Squarespace Datenschutz

Die lokale Speicherung von Patientenfotos auf iPhone oder praxisgesteuerter SSD ist keine Drittlandübermittlung an den OralCapture-Anbieter.

9. Speicherdauer und Löschung

• Website-Protokolle: nur so lange, wie dies für Hosting, Wartung, Sicherheit und Support erforderlich ist.
• Kontakt- und Supportanfragen: bis zum Abschluss der Anfrage und anschließend nur bei Vertrags-, gesetzlichen oder beweisrechtlichen Gründen.
• Vertrags- und Abrechnungsunterlagen: nach den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Lizenz- und Abonnementstatus: lokal, solange er für die Freischaltung benötigt wird; bei Apple nach dessen Bedingungen.
• Lokale Patientenfotos und Einwilligungsnachweise:durch die Praxis nach ihren Behandlungs-, Dokumentations-, Einwilligungs- und gesetzlichen Vorgaben.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen unter Berücksichtigung von Risiko und Stand der Technik. Die App ist darauf ausgerichtet, dass keine regelmäßige Übertragung von Patientenfotos an den Anbieter stattfindet. Nutzer bleiben insbesondere für Gerätecode, iOS-Updates, Benutzerverwaltung, sichere Backups, Verlust- und Diebstahlprozesse, externe Speichermedien sowie kontrollierte Weitergabe und Löschung verantwortlich.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Der Anbieter setzt im Zusammenhang mit OralCapture keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO ein. Patientenbilder werden nicht automatisiert diagnostisch bewertet.

12. Bereitstellung von Daten

Für Abschluss und Durchführung eines Vertrags können Kontakt-, Lizenz- oder Transaktionsinformationen erforderlich sein. Die Bereitstellung von Patientenfotos an den OralCapture-Anbieter ist weder vertraglich noch technisch vorgesehen.

13. Rechte betroffener Personen

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf einer Einwilligung und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Für Daten, die der OralCapture-Anbieter selbst verarbeitet, richten Sie Ihre Anfrage an support@oralcapture.app. Für lokal durch eine Praxis verarbeitete Patientendaten ist die jeweilige Praxis zuständig.

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Maternistraße 17
01067 Dresden
E-Mail: post@sdtb.sachsen.de
www.datenschutz.sachsen.de

14. Minderjährige und Vertretungsberechtigte

OralCapture richtet sich als Praxiswerkzeug an berufliche Nutzer. Werden Fotos Minderjähriger verarbeitet oder digitale Erklärungen erfasst, ist die Praxis für Rechtsgrundlage, altersgerechte Information und erforderliche Erklärungen sorge- oder vertretungsberechtigter Personen verantwortlich.

15. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die auf der Website beziehungsweise in der App bereitgestellte aktuelle Fassung.

Stand: 13. August 2026